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人海戦術のリーガルチェック時間を大幅に削減した活用事例とは?【LAWGUEユーザー対談】 2023.12.19

この度FRAIMでは、LAWGUEユーザー様をお招きして、活用事例勉強会を開催いたしました。LAWGUEユーザーであるA社(全国展開をしている金融会社)のIさんとB社(全国展開をしている金融会社)のKさんにスピーカーとしてご登壇いただき、LAWGUE導入前の課題や、どのように活用しているかなど、広く具体的なお話をお伺いしました。

この記事では、その対談の様子をお伝えいたします。

【モデレーター】
FRAIM株式会社
カスタマーサクセス 村上

人海戦術で行っていたリーガルチェックの業務効率改善とレベル感統一が課題

村上:早速ですが、LAWGUE導入前に抱えていらっしゃった課題や導入の決め手について教えていただけますでしょうか。

Iさん:弊社では、文書監修や書面のリーガルチェック業務が膨大にあり、月間で100件ほどのチェックを行う書面等が存在します。LAWGUE導入前は、他の企業のリーガル部門と同じように、人海戦術で月間100件を見ていましたリーガルチェックにおいては、担当者それぞれでレベルも違えば切り口も違い、差が生まれてしまうのが悩みでした。

文書作成にはWordを利用していて、Wordが自動でやってくれる補正機能にかえって振り回されていましたし、文書比較機能も使っていましたが、WordよりLAWGUEのほうが簡単にできるということもあり、文書作成時の業務効率の改善に、「LAWGUEが大きく寄与するのでは?」と感じたことがきっかけで、導入に踏み切りました

実は同時期に、AIが契約書のリスクを指摘してくれるような他社製品も試したのですが、大小全てのリスクをAIが出してくる機能がむしろ作業を煩雑にすることがわかり、どちらのほうが効率的か比較した上で、書面作成機能が充実しているLAWGUEを選択しました。

Kさん:私がLAWGUEを知ったきっかけは、Iさんと会話をしていて「面白いものがあるよ」とご紹介いただいたことでした。
弊社も、契約書作成や審査はやはり人海戦術で行っており、かなりの数を見なければいけない状況です。担当者による表現や内容の相違、文書内での表記ゆれが気になるところでしたし、特に条文の削除や追加をしたときの、条番号修正には手間がかかっていました

こうした事情がある中、LAWGUEのデモを見せていただいたときに素直に感動したのと、リーズナブルな価格が決め手で導入しました。

修正前後の差分比較や英文翻訳に費やしていた時間を大幅削減!

村上:具体的にLAWGUEのどのような機能を気に入ってご活用くださっていますか?加えて、LAWGUEの活用によってどのような業務を効率化できたかなども伺えれば幸いです。

Iさん:まず効率化の観点では、概算で年間460時間ほどの削減ができています。

特に使っている機能でいうと、修正前後の差分比較をする際に、新旧対照表が瞬時に自動作成できる機能はとても重宝しています。弊社では、弊社商品のご利用者様向けの会員規約が大量にあり、契約書のバージョン管理をするときに、旧版と何が違うのかを見るために新旧対照表をかなり活用しています。

LAWGUE導入前までは、手作業で作成していたのですが、今はそれをLAWGUEに任せています。差分比較や新旧対照表の作成にかかる時間は本当に大幅に削減できています。一番ありがたい機能と言ってもいいくらいです。

LAWGUE_差分比較・新旧対照表

Kさん:弊社でも差分比較の活用によってかなりストレスを軽減できています。
比較するためには、LAWGUEの中にこれまでの雛形や規約、契約書を入れていく必要がありますが、一度入れてしまいさえすれば、取込み済のデータの中で比較・検索を行ってくれます。
弊社でよく取り扱う会員規約のやり取りにおいても、新旧対照表を自動作成したうえで、変更のあった部分だけを抜粋して協議すればよくなりました。

あとは、バージョン管理も便利に使っております。契約書作成時に相手企業とのやり取りが何往復もする中で、どの部分がどのような経緯で進んでいったか、その時々の状態で残しておけるところがすごく役立っています。

LAWGUE導入前はバージョンの違うデータを1つ1つWordでつくって保存していて、バージョンごとにデータの名前に日付を入れて保存していました。そのため、たまに別ファイルとして保存すべきところを上書き保存してしまうという人為的ミスも起きていました。
LAWGUEであれば、1つのファイルの中でバージョン管理されていて、どの時点との比較も容易にできます。おかげさまでかなりの工数削減につながっています。

LAWGUE_バージョン管理

他には、PDFデータのテキスト化の機能がかなり使えるなと感じています。ものによってはうまく変換されないものもありますが、古い文書であっても8~9割正しく変換してもらえるので、手入力しなくていいというところで大変重宝しています。

Iさん: 契約書の修正や新規作成においては、過去分のものを引用すれば済むものや、決まり文句で一律対応できるものも多々あります。しかしながら、複数の担当者が対応していると。そういったものがどうしても100%同じ表現にならないことも出てきます。
LAWGUEなら類似条項の検索機能で過去の情報をすぐに出せるので、同じものを使い回したり、ベースを統一しながら変更したりといった作業もしやすいです。

また、文書内の表記ゆれも自動で検知してくれるので、内容レベルでも細かな表記のレベルでも品質の平準化に役立ちます。

Kさん:表記ゆれが確認できるのは、重宝しますよね。私も効果を最も感じているのが表記ゆれの検知をはじめとする、文書の編集をサポートしてくれる機能になります。

金融業界の特性もあり、法律の要請に対応して社内規則を作る機会も多いのですが、やはりその時々で条文の並びや言い回しが微妙に異なってしまうことは多々あります。
LAWGUEは、そういった文言統一のアシストをしてくれますし、条文を入れ替えた際にも自動で条番号を修正してくれます。条文数がかなり多い中で手動で作業するのは非常に大変な部分なので重宝しています。

LAWGUE_表記揺れ

また、担当者としては、まだ取引実績のないような領域の契約書チェックをする際はいつも以上に慎重になるわけですが、熟知していない分野だとどう直していいかも不鮮明なことがあります。そういう場合、社内での検討を多く要することになり、コメントのやり取りも多く発生するので、LAWGUEのコメント機能がWordのコメント機能よりも断然使いやすく、また見やすいので便利です。

村上:両社とも翻訳機能(※)もお使いいただいていますが、こちらの使い勝手はいかがですか?

Iさん:LAWGUE導入前は、契約書の翻訳を行う際にGoogle翻訳などを使って一文一文必死に翻訳していました。ところが、LAWGUEの翻訳オプションを使うようになって、全体を一発で翻訳できるようになりました。
非常に効率的ですし、英語に長けている社員が見ても、和訳のレベル感はかなり高いという話です。とにかく速いことが大きな利点ですね。

Kさん:当社では他の翻訳ソフトと併用していますが、LAWGUEの翻訳の仕上がりは、通常のやり取りをする分にはそのまま使って差し支えないレベルだと感じています。Iさん同様、速さの観点でも使い勝手がいいです。

※編集部注:LAWGUEの翻訳機能は、株式会社ロゼッタの翻訳サービス「T4OO」と連携したオプション機能となります。

村上:LAWGUEの「ここがもっと良くなればいい」と思うところはありますか。

Kさん:アップロードしたWordやPDFの中に含まれる表の読み取り精度が未熟ですね。WordとLAWGUEの互換性も、もう少し進めばいいと思っています。

LAWGUEもWordと似たような作業環境で文書を作成できるけれども、実際に取引先に渡す際はWordとしてダウンロードする必要があります。その際にレイアウトがおかしくなることがあるので、改善していただきたいです。

ただ、これらの点を差し引いても、効率化に十分に業務効率化の効果を発揮しているのは間違いないです。

また、困ったことが出てきたときに、すぐに開発の方に要望として伝えてもらえるのもありがたいです。全部が全部すぐに解決してもらえるわけではありませんが、機能がアップデートされる中でいずれは叶えてくれるだろうと思えています。

生成AIとの連携でさらに便利に!利用範囲拡大を模索しつつ前向きに試験中

村上:生成AIとの連携オプションも試用していただいていますが、どのように活用されていますか?

Iさん:まだ使用して1か月ほどなのですが、特にファーストドラフトを作成するときに使用していて、生成AIが作ったものを叩き台として我々人間が修正する、というような使い方をしています。ある業務について5〜6割の完成度の素案を作る、という時間のかかる作業を生成AIに任せるという感じです。

他には、コンプライアンスにかかわる社内規則のFAQを作成する、社内向けの理解度チェックテストを作成するなど、いろいろな使い方ができそうだなと感じています。

Kさん:弊社でも、どんなオーダーを出したら、どんな答えが返ってくるのか、というのを試しているような段階です。
Iさんの話にもありましたが、ファーストドラフトでどんなものを作ればいいか皆目見当がつかないようなものでも、それなりのものをつくってもらえたりします。具体的には先日、「反社会的勢力の排除条項を作成して」とオーダーを出したところ、ほとんど現状の雛形と同じものが出てきました。

これまでであれば、当たりのつかない条文は雛形集を見たり、ネット検索をしたりしていたものが、今後はChatGPTが作成した、それっぽいものをベースに話が進んでいくのかなと。スタート地点がかなり変わるので、作業の効率化につながることが期待できると思います。

Iさん:ChatGPTについては、自社の情報を入れるという点でセキュリティは大丈夫か?と心配に思われる部分があると思うのですが、LAWGUE上で使用する分には、自社情報がAIの学習に利用されて外部に漏れることはないとのことで、安心して使えるのもありがたいです。
この点は一応事前に考慮しており、社内ルールも策定し、安全に運用できる環境を整えました。

クライアント視点のシステム改善にさらなる期待

村上:最後に、LAWGUEに期待することを教えてください。

Iさん:我々の業務がさらに楽になるような機能を増やしていただきたいです。クライアント視点でのオーダーをどんどん採り入れる検討をしてもらいたいと思います。

Kさん:究極はIさんと同じですが、先ほどお話ししたWordとの互換性と表の読み取り精度については、なんとか実現していただきたいです。
とはいえ,この1年で飛躍的に良くなっていると思っています。このペースなら、来年くらいにはもっといろいろと改善されているのではないかと大きく期待しています。

村上:本日はどうもありがとうございました。

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