徳島県庁

徳島県法制文書課様では、契約書の審査業務の効率化を目的としてLAWGUEを導入いただきました。
紙に印刷した文書で審査・回覧を行う従来の方法では、審査の過程で得られるノウハウが手元に残らず、結果として非効率が生じていました。そこでLAWGUEを利用して、クラウド上にデータを残し、審査におけるやりとりをメンバー間で共有できる状態を構築。参考にすべき過去の契約書が素早く見つかり、条項の抜け漏れも一目で分かるようになるなど、審査時間の短縮が実現できたそうです。
自治体組織におけるLAWGUEの活用について、お話を伺いました。

主な業務内容

・契約書をはじめとする文書の審査
・文書および公印の管理
・県報の発行事務

文書作成関連業務においてどのような課題を抱えていましたか？

文書審査業務の効率化が課題でした。紙に印刷した文書で審査を行い、部署間で回覧・やり取りをする慣習であったため、審査を終えた後の結果が手元に残らない状況がありました。そのためノウハウが蓄積されず、毎回手探りで作業を進めなければならないという効率の悪さがありました。
同時に、コロナ禍における文書審査業務のBCPも検討すべきフェーズにありました。実際に審査が滞ってしまう事態は発生していないものの、文書審査業務の執務部屋は不特定多数の職員が出入りする空間ですので、コロナ感染者数の増加状況によっては作業が滞ることも予想されます。そうした点への対策を講じたいと考えていました。

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

インターネット検索で「契約書」「AI」「審査」のキーワードで検索して知りました。いくつかのベンダーさんの資料を取り寄せて、お話も聞かせてもらいましたが、コストや利用環境に鑑みて実際にトライアルをしたのはLAWGUEのみです。

LAWGUE導入の決め手となったポイントを教えてください。

トライアルの結果、契約書のデータベース化の容易性、契約書審査アシスト機能のレベルの高さ、そして操作の容易性を評価させていただきました。
また、私たちが見ている契約書は、主には委託業務の契約書で、契約書の条文だけではなく仕様書も付いてきます。仕様書自体も一般文書の形をしておりますので、LAWGUEのエディタ機能を活かせる点も良いです。

現在どのようにLAWGUEをお使いですか？

審査対象としてアップロードした契約書を、県のひな形や過去の類似契約書と比較します。続いて欠落条項が提示されればそれをチェックしたり追加して、エディタ機能を用いて修正を実施し、修正結果をダウンロードするという流れです。
LAWGUEのプロジェクトは、委託の契約書および仕様書、売買契約、賃貸借契約、その他で分類しています。

導入決定後、社内の運用ルールは決められましたか？

以下の3点を新たにルール化しました。
① 契約書の電子データによる提供の徹底
② 電子データのファイル方式の変更（一太郎→Word・JUSTNote）
③ 電子データの受渡し方法の整備（電子決裁システムの利用、専用アドレスの開設）

ちょうど庁内で電子決裁を推進する流れがあり、それに乗って私たちの方も進められたので、そこまで大きな苦労はなかったように思います。 運用変更については、情報を共有する掲示板や個別で案内することで、ある程度新しい運用ルールも浸透したと思います。

LAWGUEの導入効果を教えてください。

定量的な観点では、契約書審査・修正にかかる時間が1件当たり20分短縮しました。内訳としては、審査時間の短縮で15分。修正案の作成時間の短縮で5分です。一番速くなったのは文書同士の比較ですね。AIの機能で類似した契約書を一瞬でピックアップしてくれて、比較できるので、審査スピードが格段に上がりました。
定性的な観点では、メンバー同士お互いが審査した結果を共有できることで、誰が使っても平準的な審査精度を保つことができるようになったと思います。お互いに見合うことで誤字脱字が見つかることもあり、そういう面でも審査精度の向上に繋がっていると思います。

インターネット環境への接続や、クラウドサービスを利用することについての懸念はありましたか？

県では仮想環境上にネットワークを構築しているため、その環境下でインターネット上のクラウドサービスが正常に動作するか多少懸念はありましたが、トライアルを行った限り問題ありませんでした。
情報の機密性についても、ネットワーク管轄部署は「システムの開発・保守と同様に考えれば特に問題ない」との判断でした。

今後LAWGUEに期待することを教えてください。

地方自治体の業務環境（LGWAN）でもLAWGUEが使えるようになるとうれしいですね。業務環境はインターネットから遮断されているので、LAWGUEにアクセスする際は仮想環境上のインターネットから接続します。ただ、仮想環境とLGWAN環境との間ではデータの転送に時間がかかったり、LGWANではWordが開けるが仮想環境では開けない
（LAWGUEにアップロードするまで中身が分からない）といった、環境の差による支障が多少あります。
そこが解決するとすごく便利になります。

自治体業務において、どのような場面でLAWGUEを活用できると思いますか？

過去の文書データを活かして、ある程度定型的な新しい文書を作成する必要がある業務では活用の可能性があると思います。
私たちのように契約書の審査であれば、年間を通じて毎月相当量の件数がありますが、部署によっては利用頻度が3ヶ月に1回というケースもあると思います。
その辺りをカバーできるプランがあると、LAWGUEを使ってみたいという現場は増えてくる可能性があると思います。