株式会社Cake.jp

LAWGUEは、スタートアップ企業でも活用されています。ケーキ・スイーツ専門通販サイト「Cake.jp」を運営する株式会社Cake.jpは、上場を見据え、社内規程の整備をはじめとするコンプライアンス強化を進めていくなか、LAWGUEの導入を決定。LAWGUEを利用するメンバーは、「スタートアップだからこそ、便利に使えるツール」と評価しています。その理由について、同社人事総務部 岩村さん、上村さん、情報システム部門 嶋田さんに伺いました。

まずは貴社の事業内容について教えてください。

岩村様： 私共Cake.jpは、2017年より「スイーツで心の温度をあげる」をミッションに、国内最大級のスイーツ・ケーキ専門通販サイトを運営しています。従来、ケーキは店舗の商圏内でしか扱えませんでしたが、全国各地の1,500の和・洋菓子店と提携することで、全国どこからでも注文することができます。ラインナップ数は5,000を超え、会員数は現在100万人を突破しております。プラットフォーム以上の価値を提供できるよう、テクノロジーを活用した新商品の開発や加盟店へのブランディングサポートなども行っています。

最近では、人気アニメとのコラボレーションにも注力しております。

皆様の普段の業務内容について伺えますか。

岩村様：人事総務部の部長を務めており、労務・総務・法務を主に担当しています。契約書のレビューなどにも対応しています。

上村様：人事総務部で総務を担当しています。普段の業務では社内稟議、購買、株主対応、契約書管理、規程の改定などを担当しています。

嶋田様：情報システムおよびセキュリティの責任者として、社内の業務システムやネットワーク管理を担当しています。また上場準備なども含め、DXやセキュリティ対策、個人情報保護などにも対応しているところです。

LAWGUEを導入されることになったきっかけについて教えてください。

岩村様：2021年11月から社内規程の作成を始めたのがきっかけでした。当時は5つ程度の規程しかありませんでしたが、現在は全部で50近くにのぼります。社内のメンバーに担当を割り振って一斉に取り掛かったので、レイアウトや体裁をどうすべきかという議論からスタートし、手持ちの雛形や参考資料などを各々が持ち寄る形で一から規程を作成していきました。

当時どのような課題を抱えられていましたか。

岩村様：最初はWordで作業を進めていたのですが、体裁や書式を整えるのに苦労していました。条名が上にあったり横にあったりとバラバラで、インデントを揃えようとするだけでも2-30分かかっている状態でした。

上村様：そうこうしているうちに、インターネット検索でLAWGUEのことを知りました。他社の契約書管理ツールなども検討したのですが、文書の種類を問わず大量の書類の体裁を整えたいという当社のニーズに最もマッチしていたのがLAWGUEでした。

導入時、社内にはどのように説明されましたか。

岩村様：上場準備のために短期間で整備しなければならなかったということもあり、特別枠でスムーズに導入できましたが、時間短縮・効率化のシミュレーションは行いました。

上村様：規程1件あたりの作業を1時間削減できるとして、月間40時間程度の削減につながり、そのぶん人件費も抑えられるという説明をしました。また、規程だけでなく契約書など他の書類に活用できることも伝えました。

導入後はどのようにLAWGUEを活用されていったのでしょうか。

岩村様：最初は各書類をLAWGUEへアップロードして、フォーマット機能を使ってバラバラだった体裁を整えていきました。表記ゆれなどに対してはアラートが表示され、置き換え機能を使えば一括で修正できるので非常に便利です。Wordで作業していた頃に比べると、かなり効率化されました。

上村様：条番号の自動付番機能は必須でしたね。これがなかったとしたら、条番号を振る作業だけでも倍以上の時間がかかっていたように思います。

嶋田様：LAWGUEという1つのプラットフォーム上で、複数アカウントを用いて一斉に作業できるのも便利でした。それぞれがWordで作業していたときは、他の人のファイルと見比べたりチェックしたりするのにも手間がかかっていました。また、あのままWordで作業を進めていたら、ステータス管理もきちんとできていなかったように思います。LAWGUEであれば、誰がいつどんな作業をしたのか管理しやすいため、分担作業もやりやすくなります。

社内規程以外の書類にも利用されていますか。

岩村様：はい。現在は契約書作成・レビューに使っています。当社は新しい事業を手掛けているため、売買契約や共同開発契約、知財関連の契約など、さまざまな契約書を扱っています。従来は、WordとGoogleスプレッドシートを用いながら、さまざまな書類を参照しつつ進めていましたが、やはり体裁の統一には苦労していました。LAWGUEの場合、契約書の条番号を修正した際には参照条文が自動で変更されますし、他の契約書から条文を引用する際にもフォーマットを崩すことなく統一できるなど、作業的なところがずいぶん楽になります。そのぶん、契約の中身について調査したり考えたりする時間を確保できるようになったと思っています。

LAWGUE導入の効果について、そのほかに感じられていることはありますか。

嶋田様：時間短縮もさることながら、抜け漏れや人為的なミスを低減できるのも、ツールを導入する大きな意義の1つだと思います。LAWGUEの優れたところは、作業を自動化できる点です。参照条項の付番など、人手で行うとどうしても見落としてしまう箇所をLAWGUEが迅速に検知・修正してくれるので、安心して作業を進めることができます。

LAWGUEのサポート体制についてはいかがですか。

上村様：気になる点を質問したら、すぐに返事がもらえるのでとても助かっています。

嶋田様：同感です。特に導入直後は、使い方について質問する頻度がどうしても増えてしまいますが、そういうときでも気軽に聞きやすい状況がありましたね。結果として、作業に集中でき、時間短縮につながった面もあるように思います。

LAWGUEはどのような方におすすめの製品だと思いますか?

岩村様：AIを利用して契約書チェックの精度を上げたいというより、文書のフォーマットをきれいに整えたい、文章の形式的なミスをなくしたいといったニーズのほうが強い会社に向いていると思います。

嶋田様：そういう意味では、スタートアップこそ使うべきツールなのかもしれません。すでにできあがっている書類に使うよりも、何もない状態から規程や契約書のフォーマットを作っていく時期にニーズがあると思います。また、人手が足りていない状況でもツールを導入すれば作業を効率的に進められるという点でも、スタートアップに向いていると感じています。

今後の展望と、そこに対してLAWGUEに期待することがあれば教えてください。

岩村様：当社はこれから新たな事業にどんどん取り組んでいこうと考えています。それに伴い、契約書の種類や数も増えていくことが想定され、LAWGUEは経営・法務関係で重要なツールになっていくと思います。これまでにないような契約の形態も今後は出てくると思うので、雛形などがより充実していくとありがたいですね。

嶋田様：これからさらに契約書が増え、組織が拡大していくことを考えると、閲覧機能のみのアカウントや、承認の証跡が残せる編集アカウントなど、使う人のレイヤーや承認フローに合わせたアカウント・料金体系、機能を用意していただけると、よりLAWGUEを利用する意味が高まっていくと考えています。